Şirketler İçin Evrak Depolama ve Arşiv Rehberi

Evrak depolama, büyüyen her şirketin er ya da geç ihtiyaç duyduğu bir hizmettir. Faturalar, sözleşmeler, personel dosyaları, muhasebe kayıtları… Bir şirket büyüdükçe fiziksel evrak miktarı da hızla artar. Ofisin en değerli metrekareleri zamanla klasörler ve arşiv kolileriyle dolar; aranan belgeye ulaşmak ise giderek zorlaşır.

Bu rehberde şirketlerin evrak ve arşiv süreçlerini nasıl planlaması gerektiğini, yasal saklama sürelerini, KVKK açısından dikkat edilmesi gerekenleri ve güvenli bir arşiv deposunda aranması gereken özellikleri ele alıyoruz. Ayrıca arşivinizi depoya hazırlamanız için 5 adımlık bir yol haritası ve sık yapılan hataların listesini de bulacaksınız. İster küçük bir işletme, ister çok şubeli bir kurum olun; doğru planlanmış bir arşiv, hem yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmenizi hem de ofis alanınızı daha verimli kullanmanızı sağlar.

Evrak Depolama Nedir ve Kimler İçin Gereklidir?

Evrak depolama; şirketlerin yasal olarak saklamak zorunda olduğu veya ileride ihtiyaç duyabileceği fiziksel belgelerin, ofis dışında güvenli, düzenli ve erişilebilir bir alanda muhafaza edilmesidir. Amaç yalnızca ofiste yer açmak değil; belgeleri yangın, su baskını, nem ve yetkisiz erişime karşı korumak ve gerektiğinde hızlıca ulaşılabilir kılmaktır.

Evrak depolama hizmetinden en çok yararlananlar şunlardır:

• Muhasebe kayıtlarını uzun yıllar saklamak zorunda olan şirketler ve mali müşavirlik ofisleri
• Çok sayıda sözleşme ve dava dosyası bulunan hukuk büroları
• Hasta ve personel dosyaları tutan sağlık kuruluşları
• Öğrenci dosyalarını arşivleyen eğitim kurumları
• Ofis taşıyan veya ofis alanını küçülten işletmeler
• Şube kapatan ya da birleşme yaşayan şirketler

Arşivi Ofiste Tutmanın Gizli Maliyetleri

• Kira maliyeti: Arşiv odası olarak kullanılan her metrekare, çalışma alanı olarak değerlendirilebilecek pahalı bir alandır.
• Güvenlik açığı: Ofislerdeki arşiv odaları çoğu zaman yangın, su baskını ve yetkisiz erişime karşı yeterince korunmaz.
• Düzensizlik: Envanteri tutulmayan bir arşivde tek bir belgeyi bulmak saatler alabilir.
• Uygunsuz koşullar: Nem ve sıcaklık değişimleri kâğıdın sararmasına, mürekkebin silinmesine ve küflenmeye yol açar.
• Personel zamanı: Çalışanların belge aramaya ve arşiv düzenlemeye harcadığı zaman, asıl işlerinden çalınan zamandır.

Bu maliyetlerin çoğu görünmezdir; ancak toplandığında, profesyonel evrak depolama hizmetinin maliyetini çoğu zaman aşar. Üstelik bir yangın ya da su baskınında kaybolan belgelerin yeri doldurulamaz.

Şirket Evrakları Ne Kadar Süre Saklanmalı?

Türkiye’de ticari defter ve belgelerin saklanma süreleri farklı kanunlarla düzenlenir. Genel bir çerçeve vermek gerekirse:

• Türk Ticaret Kanunu (TTK) madde 82: Ticari defterler, envanterler, finansal tablolar, muhasebe kayıtları ve ticari yazışmalar gibi belgelerin 10 yıl süreyle saklanması gerekir. Kanun metnine 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu sayfasından ulaşabilirsiniz.
• Vergi Usul Kanunu (VUK) madde 253: Vergi kanunlarına göre tutulan defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle muhafaza edilir.
• Personel özlük dosyaları, SGK belgeleri ve sözleşmeler için ayrıca farklı süreler söz konusu olabilir.

Bu nedenle pek çok şirket, uzun olan süreyi esas alarak belgelerini en az 10 yıl saklamayı tercih eder. On yıllık bir birikim, orta ölçekli bir şirkette bile yüzlerce arşiv kolisi anlamına gelebilir. Belgelerinizin türüne göre kesin saklama süresi için mali müşavirinize veya hukuk danışmanınıza danışmanızı öneririz.

Hangi Belgeler Evrak Depolama İçin Uygundur?

Günlük işlerde sık başvurulmayan ancak saklanması zorunlu ya da gerekli olan belgeler, evrak depolama için en uygun adaylardır. Departmanlara göre örnekler:

• Muhasebe ve finans: Geçmiş yıllara ait faturalar, makbuzlar, banka dökümleri, defterler ve beyanname suretleri
• İnsan kaynakları: Ayrılmış personelin özlük dosyaları, eski bordrolar ve eğitim kayıtları
• Hukuk: Süresi dolmuş sözleşmeler, kapanmış dava dosyaları, vekâletnameler
• Satış ve satın alma: Eski teklifler, sipariş formları, irsaliyeler ve tedarikçi yazışmaları
• Teknik ve proje: Tamamlanmış projelere ait çizimler, raporlar ve teslim tutanakları

Güncel yıla ait ve günlük olarak kullanılan belgeleri ise ofiste tutmak daha pratiktir. Arşiv planlaması yaparken “aktif”, “yarı aktif” ve “pasif” belgeleri ayırmak, hangi belgelerin depoya gideceğine karar vermeyi kolaylaştırır.

KVKK ve Fiziksel Arşivlerin Güvenliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin yalnızca dijital ortamda değil fiziksel ortamda da korunmasını gerektirir. Müşteri ve çalışan bilgileri içeren evraklar için şirketiniz, veri sorumlusu olarak yetkisiz erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

Fiziksel arşivlerde bu tedbirlerin temelini kilitli alanlar, erişim kontrolü, kamera ile izleme ve yangına karşı koruma oluşturur. Kimin hangi belgeye ne zaman eriştiğinin kayıt altında tutulması da önemlidir. KVKK ile ilgili güncel düzenlemeler ve rehberler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu resmi sitesini takip edebilirsiniz.

Evrak depolama hizmeti alırken, belgelerinizin başka firmaların belgeleriyle karışmayacak şekilde ayrı ve kilitli bir alanda tutulduğundan emin olun. Central Depo’da evraklarınız kendilerine özel kilitli alanlarda, tüm güvenlik önlemlerimiz altında 7/24 koruma altında tutulur.

5 Adımda Arşivinizi Evrak Depolama İçin Hazırlayın

1. Sınıflandırın

Belgeleri türüne (muhasebe, insan kaynakları, hukuk, satış vb.) ve yılına göre gruplandırın. Her departmandan bir sorumlu belirlemek, sınıflandırma sürecini hızlandırır ve belgelerin yanlış kolilere girmesini önler.

2. Saklama süresi dolanları ayırın

Yasal saklama süresi dolmuş ve artık ihtiyaç duyulmayan belgeleri, şirket politikanıza ve mevzuata uygun şekilde imha listesine alın. Kişisel veri içeren belgelerin imhasının da KVKK’ya uygun yapılması gerektiğini unutmayın. Depoya yalnızca saklanması gereken belgeleri göndermek maliyeti düşürür.

3. Standart arşiv kolileri kullanın

Aynı ölçüdeki dayanıklı arşiv kolileri düzenli istiflenir, taşıma sırasında dağılmaz ve alanı verimli kullanmanızı sağlar. Kolileri aşırı doldurmayın; ağır koliler hem taşıma sırasında zarar görebilir hem de alttaki kolileri ezebilir. Klasörleri dik şekilde yerleştirmek, belgelerin kıvrılmasını önler.

4. Etiketleyin ve envanter listesi oluşturun

Her koliye bir numara verin; koli numarası, departman, belge türü, tarih aralığı ve planlanan imha tarihini içeren bir envanter listesi hazırlayın. Listeyi hem dijital olarak hem de basılı şekilde saklayın. Böylece bir belgeye ihtiyaç duyduğunuzda hangi kolide olduğunu hemen bulabilirsiniz.

5. Yetkili kişileri belirleyin

Arşive kimlerin erişebileceğini ve belge talep edebileceğini önceden tanımlayın. Bu hem güvenlik hem de KVKK uyumu açısından önemlidir. Yetkili kişi listesini güncel tutmak, işten ayrılan çalışanların erişiminin zamanında kapatılmasını sağlar.

Arşiv Düzenleme Projesini Nasıl Organize Edersiniz?

Yıllardır birikmiş bir arşivi düzenlemek, iyi planlanmazsa haftalarca süren bir karmaşaya dönüşebilir. Süreci bir proje gibi ele almak işi kolaylaştırır:

• Başlangıç toplantısı: Departman sorumlularıyla bir araya gelerek hangi belgelerin saklanacağını, hangilerinin imha edileceğini ve sınıflandırma kurallarını netleştirin.
• Takvim: Her departman için hedef tarih belirleyin; işi günlük küçük hedeflere bölün.
• Geçici çalışma alanı: Ayıklama ve paketleme için ofiste geçici bir alan ayırın; boş koliler, etiketler ve envanter formları burada hazır bulunsun.
• Kontrol: Her gün sonunda hazırlanan kolileri envanter listesiyle karşılaştırın.
• Taşıma planı: Hazır olan kolileri toplu halde, envantere uygun sırayla depoya gönderin.

Bu şekilde planlanan bir arşiv düzenleme projesi, günlük işleri aksatmadan tamamlanabilir ve evrak depolama sürecine düzenli bir başlangıç yapmanızı sağlar.

Güvenli Bir Evrak Depolama Tesisinde Nelere Bakılmalı?

Her depo, arşiv için uygun değildir. Evrak depolama firması seçerken şu kriterleri mutlaka sorgulayın:

• Evrakların kendilerine özel, kilitli alanlarda saklanması
• 7/24 kamera izleme ve fiziki güvenlik
• Yangın önleme sistemleri ve alarmlı kapı kilitleri
• Isı ve nem kontrolü (özellikle uzun süreli saklama için)
• İhtiyaç anında belgelere hızlı erişim imkânı
• Belgelerin güvenli taşınması ve envanterinin tutulması
• Sigorta teminatı

Central Depo’nun evrak ve arşiv depolama hizmetinde belgeleriniz, işletmenizin yapısına uygun, kendilerine özel kilitli alanlarda 7/24 koruma altında tutulur. Depolama alanlarımız canlı kamerayla izlenir, fiziki güvenlik görevlisi ve yangın önleme sistemleriyle korunur. Uzun süreli saklanacak hassas belgeler için iklimlendirme sistemli depolama seçeneği de mevcuttur. Arşivinize dilediğiniz gün ve saatte ulaşabilirsiniz.

Fiziksel Arşiv mi, Dijital Arşiv mi?

Dijitalleşmeyle birlikte pek çok şirket belgelerini taramayı ve elektronik ortamda saklamayı tercih ediyor. Dijital arşiv, belgelere hızlı erişim ve arama kolaylığı sağlar. Ancak birçok belgenin aslının da saklanması gerekebilir; ıslak imzalı sözleşmeler, noter onaylı belgeler ve bazı resmi evraklar bunların başında gelir.

En sağlıklı yaklaşım çoğu zaman ikisini birlikte kullanmaktır: Sık başvurulan belgelerin dijital kopyası ofiste kullanılırken, asılları güvenli bir evrak depolama tesisinde saklanır. Böylece hem hızlı erişimden hem de belgelerin aslının korunmasından yararlanırsınız. Dijitalleştirme kararı verirken de saklama yükümlülükleri konusunda mali müşavirinizin görüşünü almayı unutmayın.

Sektörlere Göre Evrak Depolama İhtiyaçları

Her sektörün arşiv yapısı ve saklama ihtiyacı farklıdır. Aşağıdaki örnekler, işletmenize uygun evrak depolama planını oluştururken fikir verebilir.

Muhasebe ve mali müşavirlik ofisleri

Birden fazla müşterinin yıllara yayılan defter, beyanname ve belge suretleri, mali müşavirlik ofislerinde hızla birikir. Müşteri bazında ayrılmış, yıl ve belge türüne göre etiketlenmiş koliler, hem saklama hem de erişim açısından büyük kolaylık sağlar.

Hukuk büroları

Kapanmış dava dosyaları, sözleşme asılları ve vekâletnameler gizlilik açısından özellikle hassastır. Hukuk bürolarının arşivlerinde erişim kontrolü ve kilitli alanlar ön plana çıkar.

Sağlık kuruluşları

Hasta dosyaları özel nitelikli kişisel veri içerdiğinden KVKK açısından en hassas belgeler arasındadır. Bu belgelerin yetkisiz erişime karşı korunması ve kimin eriştiğinin kayıt altına alınması büyük önem taşır.

Eğitim kurumları

Öğrenci kayıtları, sınav belgeleri ve personel dosyaları yıllar içinde büyük bir arşiv oluşturur. Mezun olmuş öğrencilere ait pasif dosyaların depoya taşınması, okul binasında önemli bir alan açar.

Perakende ve e-ticaret

Fatura, irsaliye ve iade belgeleri yüksek hacimde birikir. Belgelerin ay ve yıl bazında düzenli kolilere ayrılması, olası bir incelemede aranan belgeye hızla ulaşılmasını sağlar.

İnşaat ve mühendislik firmaları

Proje çizimleri, hakediş dosyaları, teslim tutanakları ve teknik raporlar büyük boyutlu ve çok sayıda belgeden oluşur. Bu belgelerin bükülmeden ve nemden korunarak saklanması gerekir.

Belgeleri Nem, Yangın ve Haşereden Korumak

Kâğıt, çevre koşullarından en çok etkilenen malzemelerden biridir. Yüksek nem, belgelerin küflenmesine ve sayfaların birbirine yapışmasına; aşırı kuru ortam ise kâğıdın kırılganlaşmasına yol açar. Güneş ışığı mürekkebi soldururken, haşereler kâğıt ve karton kolilere zarar verebilir.

Bu nedenle uzun süreli evrak depolama için belgeleri yerden yüksekte, kapalı ve sağlam kolilerde, doğrudan güneş ışığı almayan ve nem kontrolü yapılan alanlarda saklamak gerekir. Yangın önleme sistemleri ise tüm bu önlemlerin tamamlayıcısıdır. Bodrum katları, çatı araları ve havalandırması olmayan kilerler bu nedenle arşiv için uygun değildir.

Arşiv Kolisi Hazırlama Kontrol Listesi

• Koli sağlam ve kapaklı mı?
• Belgeler zımba, ataç ve plastik dosyalardan arındırıldı mı? (Uzun sürede pas ve deformasyon oluşturabilir.)
• Klasörler dik ve düzenli yerleştirildi mi?
• Koli aşırı ağır değil mi?
• Kolinin en az iki yüzünde numara, departman ve tarih aralığı yazıyor mu?
• Koli envanter listesine işlendi mi?
• Kişisel veri içeren belgeler ayrıca işaretlendi mi?

Arşiv Yönetiminde Sık Yapılan Hatalar

• Envanter tutmamak: Hangi belgenin hangi kolide olduğunu bilmemek, arşivi işe yaramaz hale getirir.
• Her şeyi saklamak: Süresi dolmuş ve gereksiz belgeleri arşive göndermek alan ve maliyet kaybıdır.
• Bodrum ve kilerleri arşiv olarak kullanmak: Nemli ve havasız alanlar belgelerin küflenmesine yol açar.
• Erişimi kontrol etmemek: Kimin belgeye ulaştığını bilmemek hem güvenlik hem de KVKK açısından risk oluşturur.
• Karışık koliler: Farklı departman ve yıllara ait belgeleri aynı koliye koymak aramayı zorlaştırır.
• İmha takvimini unutmak: Saklama süresi dolan belgelerin düzenli olarak ayıklanmaması arşivin kontrolsüz büyümesine neden olur.

Şirketiniz İçin Bir Arşiv Politikası Oluşturun

Arşivi bir kez düzenlemek yetmez; düzenin korunması için yazılı bir arşiv politikası oluşturmak gerekir. İyi bir arşiv politikası şu başlıkları içerir:

1. Sorumluluk: Arşivden sorumlu kişi veya departmanın belirlenmesi.
2. Saklama takvimi: Belge türlerine göre saklama sürelerinin ve imha tarihlerinin listelenmesi.
3. Sınıflandırma kuralları: Kolilerin hangi kriterlere göre hazırlanacağı ve nasıl etiketleneceği.
4. Erişim kuralları: Belgelere kimlerin, hangi onayla ulaşabileceği.
5. İmha prosedürü: Süresi dolan belgelerin mevzuata ve KVKK’ya uygun şekilde nasıl imha edileceği.
6. Yıllık gözden geçirme: Arşivin her yıl kontrol edilerek güncellenmesi.

Bu politika, yeni çalışanların da arşiv düzenine hızla uyum sağlamasını kolaylaştırır ve evrak depolama sürecinin yıllar içinde kontrolden çıkmasını önler.

Evrak Depolama Firmasına Sorulacak 8 Soru

1. Belgelerim ayrı ve kilitli bir alanda mı saklanacak?
2. Tesiste 7/24 kamera izleme ve güvenlik görevlisi var mı?
3. Yangın önleme sistemleri ve alarmlı kapı kilitleri bulunuyor mu?
4. Nem ve sıcaklık kontrolü yapılabiliyor mu?
5. Belgelerime hangi gün ve saatlerde erişebilirim?
6. Arşivin taşınmasını ve envanterini siz mi yapıyorsunuz?
7. Depolanan belgeler sigorta teminatı altında mı?
8. Arşivim büyüdüğünde alanımı genişletebilir miyim?

Bu soruların yanıtları, sunulan hizmetin kapsamını netleştirir ve teklifleri doğru karşılaştırmanızı sağlar. Depolama maliyetini etkileyen faktörleri ayrıntılı incelemek isterseniz depolama fiyatları rehberimize göz atabilirsiniz.

Evrak Depolama Sürecinde Taşıma ve Teslim

Arşivin ofisten depoya taşınması, sürecin en hassas aşamalarından biridir. Koliler doğru sırayla ve envantere uygun şekilde taşınmazsa, belgeler depoya ulaştığında aranması zor bir yığına dönüşebilir. Bu nedenle taşıma öncesinde koli listesi hazırlanmalı, taşıma sırasında kolilerin kapalı ve etiketli olduğu kontrol edilmeli, depoya varışta ise teslim edilen koliler listeyle karşılaştırılmalıdır.

Central Depo’da evraklarınızın envanteri oluşturularak güvenli şekilde paketlenir ve lojistik ekibimiz tarafından depoya taşınır. Depolama müşterilerimize nakliye fiyatları üzerinden %30 indirim uygulanır.

Belgelere İhtiyaç Duyduğunuzda Erişim

Arşivde saklanan belgelere zaman zaman ihtiyaç duyulur: bir vergi incelemesi, bir dava süreci ya da eski bir sözleşmenin kontrolü gibi. Bu durumlarda belgeye hızlıca ulaşabilmek, evrak depolama hizmetinin en önemli faydalarından biridir.

Hızlı erişimin anahtarı iyi bir envanterdir. Hangi belgenin hangi kolide olduğunu biliyorsanız, depoya gittiğinizde aradığınızı dakikalar içinde bulabilirsiniz. Central Depo’da tesise istediğiniz gün ve saatte ulaşabilir, belgelerinizi kontrol edebilirsiniz.

Erişimi kolaylaştırmak için envanter listenizi düzenli olarak güncellemeyi, depodan alınan ve geri getirilen kolileri listeye işlemeyi alışkanlık haline getirin. Sık ihtiyaç duyulan belgelerin dijital kopyasını ofiste tutmak, depoya gitme ihtiyacını da azaltır. Bir denetim veya inceleme öncesinde ilgili yılların kolilerini önceden belirlemek ise süreci büyük ölçüde hızlandırır ve son dakika telaşının önüne geçer.

Ofis Taşınırken Arşivi Ne Yapmalı?

Ofis taşınması, arşivi gözden geçirmek için en uygun zamandır. Yeni ofise yıllardır açılmamış kolileri taşımak yerine, taşınma öncesinde belgeleri sınıflandırıp saklanması gerekenleri doğrudan depoya göndermek hem taşıma maliyetini hem de yeni ofisteki alan ihtiyacını azaltır.

• Taşınmadan en az birkaç hafta önce arşiv ayıklamasına başlayın.
• Aktif belgeleri yeni ofise, pasif belgeleri doğrudan depoya planlayın.
• İmha edilecek belgeleri mevzuata uygun şekilde ayırın.
• Yeni ofiste arşiv için ayrılacak alanı, yalnızca aktif belgelere göre planlayın.

Evrak Depolama ile Şirketinize Sağlanan Faydalar

• Alan tasarrufu: Ofisteki arşiv odası çalışma alanına, toplantı odasına ya da dinlenme alanına dönüşebilir.
• Güvenlik: Belgeler kamera, güvenlik görevlisi ve yangın önleme sistemleriyle korunan kilitli alanlarda saklanır.
• Düzen: Envanteri tutulan bir arşivde aradığınız belgeye kolayca ulaşırsınız.
• Uyum: Yasal saklama sürelerine ve KVKK’ya uyum sağlamanız kolaylaşır.
• Maliyet avantajı: Pahalı ofis metrekareleri yerine daha ekonomik bir depolama alanı kullanırsınız.
• Odaklanma: Çalışanlarınız arşiv düzenlemek yerine asıl işlerine odaklanır.

Central Depo ile Evrak Depolama

Central Depo, 2021 yılında İstanbul merkezli olarak AxaNak Lojistik bünyesinde kurulmuştur ve işletmelerin fiziksel döküman saklama operasyonlarını güvenle sürdürebilmeleri için evrak ve arşiv depolama hizmeti sunar. Ataşehir İçerenköy’deki tesisimizde sunduğumuz başlıca olanaklar şunlardır:

• Evraklarınıza özel, kilitli depolama alanları
• 7/24 canlı kamera izleme ve fiziki güvenlik görevlisi
• Yangın önleme sistemleri ve alarmlı kapı kilitleri
• Isı ve nem kontrollü iklimlendirme sistemli depolama seçeneği
• Tesise istediğiniz gün ve saatte erişim; dilerseniz canlı yayınla görüntüleme
• Depoladığınız her şey için sigorta teminatı
• Envanterli paketleme ve güvenli taşıma
• Depolama müşterilerine nakliye fiyatları üzerinden %30 indirim

Arşivinizin büyüklüğü ne olursa olsun, işletmenizin dinamiklerine ve kurumsal yapısına uygun bir evrak depolama planı oluşturmak için ekibimiz size yardımcı olur.

Sık Sorulan Sorular

Evrak depolamada belgelerime ne zaman ulaşabilirim?

Central Depo’da tesise istediğiniz gün ve saatte ulaşabilir, belgelerinizi kontrol edebilirsiniz.

Arşivin depoya taşınmasını siz mi yapıyorsunuz?

Evet. Evraklarınızın envanteri oluşturularak güvenli şekilde paketlenir ve lojistik ekibimiz tarafından depoya taşınır.

Belgelerim başka firmaların belgeleriyle karışır mı?

Hayır. Evraklarınız kendilerine özel, kilitli alanlarda saklanır.

Arşivimi zamanla büyütebilir miyim?

Evet. Depolama alanları ihtiyaca göre bölümlendirildiği için yeni yılların belgelerini ekledikçe alanınızı ekibimizle birlikte yeniden planlayabilirsiniz.

Evrak depolama küçük işletmeler için uygun mu?

Evet. Depolama alanları ihtiyaca göre bölümlendirildiği için birkaç kolilik bir arşiv için de, yüzlerce kolilik bir kurumsal arşiv için de uygun çözüm planlanabilir.

Depolanan belgelerim sigortalı mı?

Evet. Tesisimizde bulundurduğunuz her şey için sigorta teminatına sahip olursunuz.

Evrak depolama ile arşiv depolama arasında fark var mı?

Genellikle aynı anlamda kullanılırlar. Her ikisi de şirket belgelerinin güvenli, düzenli ve erişilebilir şekilde ofis dışında saklanmasını ifade eder. Arşiv depolama ifadesi daha çok uzun süreli saklanan pasif belgeler için tercih edilir.

Özet

Evrak depolama, şirketlerin yasal saklama yükümlülüklerini yerine getirirken ofis alanını verimli kullanmalarını ve belgelerini güvende tutmalarını sağlar. Başarılı bir arşiv yönetimi için belgeleri sınıflandırmak, saklama süresi dolanları ayırmak, standart kolilerle paketlemek, eksiksiz bir envanter tutmak ve erişim yetkilerini belirlemek gerekir. Güvenli bir evrak depolama tesisi ise kilitli alanlar, 7/24 güvenlik, yangın önleme ve gerektiğinde iklim kontrolü ile belgelerinizi yıllarca korur.

Ofisinizde Yer Açın, Belgeleriniz Güvende Kalsın

Arşivinizin büyüklüğünü ve ihtiyaçlarınızı paylaşın, işletmenize özel evrak depolama çözümünü birlikte planlayalım. 444 8 650 numaralı hattımızı arayabilir veya iletişim formunu doldurabilirsiniz.

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Belgelerinize ilişkin kesin saklama süreleri için mali müşavirinize veya hukuk danışmanınıza başvurunuz.